Nếu như bạn đã sử dụng qua hệ thống SAP thì ắt hẳn sẽ biết các công đoạn làm hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp trên SAP sẽ đi qua 3 bước:

Tạo yêu cầu mua hàng (Purchase request – PR) => Tạo đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp (Purchase order) – PO => Tạo và in chứng từ thanh toán (Goods receipts – GR/ Service Entry Sheet – SES)

Trường hợp này áp dụng cho mảng thương mại điện tử của một công ty lớn có quy trình SAP phức tạp. Điểm khó khăn hệ thống xuất hóa đơn lại là một phần mềm nằm ngoài SAP và không có bất kỳ liên hệ nào. Cộng thêm số lượng sản phẩm của ngành thương mại điện tử lên đến hàng ngàn sản phẩm và đòi hỏi quy trình nhập liệu và thanh toán phải nhanh. Mỗi tháng số lượng PR, PO phải tạo là từ 200 – 400. Mỗi PO trung bình có từ 3 – 10 sản phẩm và thuộc khoảng 3-5 đơn hàng. Các công đoạn mà một bạn kế toán bán hàng phải làm để hoàn tất công việc này là:

  1. Xuất báo cáo hóa đơn từ phần mềm hóa đơn điện tử
  2. Tạo file excel mẫu cho dữ liệu phải làm PR & PO
  3. Nhập từng dòng trên file excel vào SAP để tạo PR
  4. Chờ PR được duyệt trên hệ thống SAP
  5. Tạo PO tương ứng với số lượng PR được tạo
  6. Chờ PO được duyệt
  7. Tạo và in chứng từ thanh toán tương ứng với các PO được tạo

Như vậy số lượng công việc lên đến 10,000 – 15,000 bước nhập liệu mỗi tháng. Công việc này mất hơn 60% thời gian của bạn kế toán bán hàng và sai sót cao nhất là ở bước 3. Việc nhập nhầm số đơn hàng và sản phẩm sẽ kéo theo những sai sót về mặt doanh thu, chi phí và không thể cân đối số liệu của kế toán và cuối tháng. Để giải quyết vấn đề khó khăn đó, công nghệ RPA đã giúp tạo ra một robot thực hiện bước 3, bước 5 và bước 7. Bạn kế toán bán hàng chỉ cần dùng công thức excel để xây dựng file excel mẫu, còn lại các bước nhập liệu và sử dụng dữ liệu kế thừa sẽ do robot thực hiện. Vì vậy độ chính xác rất cao và không xảy ra sai sót. Sau khi áp dụng được hơn 1 tuần, bạn kế toán bán hàng đã có thời gian để hỗ trợ thêm cho bộ phận kinh doanh về các công việc hành chính khác thay vì chỉ dành thời gian ngồi nhập liệu

Video so sánh quy trình thanh toán do con người và robot thực hiện

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *