Công ty khách hàng là một doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn và sử dụng phần mềm SAP trong vận hành. Họ xây dựng một công cụ trên một phần mềm thiên về biểu đồ phân tích là Power Bi để đánh giá và phân tích doanh thu. Doanh thu ở mọi doanh nghiệp đều có chung một công thức như sau:

Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Chiết khấu – Hàng bán bị trả lại – Giảm giá hàng bán

Nói thì đơn giản nhưng do tính chất ngành nghề nên các khoản chiết khấu của công ty khách hàng cho đại lý của họ khá phức tạp và chi li. Mỗi tháng có hơn 100 chương trình chiết khấu các loại cho khoảng 100 đại lý cấp 1, hơn 5,000 chương trình cho đại lý cấp 2. Vì vậy số lượng giao dịch thực hiện trên SAP cực kỳ nhiều từ 30,000 – 50,000 giao dịch mỗi tháng. Thách thức không chỉ nằm ở số lượng giao dịch nhiều mà còn ở việc xử lý dữ liệu vì Power Bi chỉ mạnh về mảng thể hiện biểu đồ, không mạnh về xử lý dữ liệu quá phức tạp. Cho nên công việc của đội báo cáo sẽ phải làm mỗi tháng là:

  1. Download dữ liệu báo cáo hóa đơn, báo cáo chi phí và báo cáo chiết khấu ra file excel. Do lượng giao dịch lớn nên phải download làm nhiều lần mỗi báo cáo.
  2. Xử lý dữ liệu trên excel thông qua 3 bước: Kết hợp dữ liệu của 3 báo cáo riêng lẻ, pivot lại các thông tin cần và tách lại các thông tin theo file template của Power Bi
  3. Riêng phần báo cáo chiết khấu, nếu phát hiện có chênh lệch thì phải tính toán lại phần chênh lệch để phân bổ lại đều vào các giao dịch đã phân bổ ở bước 2.
  4. Upload dữ liệu lên Power Bi và kiểm tra lại kết quả so với file gố từ SAP để đảm bảo việc xử lý excel không bị sai sót. Nếu có chênh lệch, phải tìm đúng nguyên nhân và làm lại từ bước 2, thông thường công đoạn này mất từ 1-3 ngày làm việc.

Sau khi tham khảo quy trình và các bước thực hiện của đội làm báo cáo, RPT đã tư vấn giải pháp dùng RPA để thực hiện bước 2, bước 3 và bước 4. Riêng ở bước 3 trước khi thực hiện phân bổ, robot sẽ trích xuất một báo cáo chênh lệch của phần chiết khấu để riêng để người sử dụng có thể tham khảo khi cần giải thích khi phân tích ở nhiều cấp độ khác nhau: cấp độ dữ liệu chung toàn công ty, cấp độ từng tỉnh, từng khách hàng, từng hình thức vận chuyển…..

Đồng thời trong 3 tháng đầu vận hành, RPT đồng hành vời người sử dụng để hậu kiểm ở bước 3 trước khi đưa lên Power Bi để tránh mất thời gian phải làm lại từ đầu sau khi lên biểu đồ, ảnh hưởng thời hạn báo cáo cuối tháng. Ở mỗi bước sau khi hoàn tất, robot đều có gửi email thông báo cho người sử dụng & đính kèm kết quả. Sau tháng đầu tiên áp dụng, kết quả của robot tính ra đã chạy được rất mượt trên Power Bi trong khi file excel do người sử dụng tính riêng thoe 4 bước trên upload lên lại lỗi. Khi được yêu cầu điều chỉnh theo tình hình thị trường thì công cụ RPA chỉnh cũng nhanh hơn so với việc chỉnh tay trên excel.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *